Planification de la distribution

Orientations opérationnelles concernant les phases de planification de la distribution de MII en milieu scolaire, y compris la structure de coordination, le Plan d’Action, le calendrier et le budget, la micro-quantification, ainsi que l'évaluation et l'atténuation des risques.

Considérations clés en matière de DMS

Pour la DMS de MII, le Ministère de l’Éducation, le Ministère de la Santé, les départements administratifs régionaux et locaux ainsi que les autorités seront des parties prenantes clés. Il est donc crucial de partager les informations de planification de la distribution de MII avec leurs dirigeants et d'intégrer des représentants de chaque institution dans le processus de planification, et ce, dès les premières étapes et de manière continue. Les Termes de Référence (TDR) constituent un outil essentiel pour décrire et clarifier les rôles et responsabilités des parties prenantes et du personnel impliqués dans la DMS. L'utilisation des TDR peut favoriser une coordination opérationnelle robuste entre les partenaires, en commençant par l'élaboration du Plan d’Action de la DMS.

Télécharger : Termes de référence (TDR) adaptables pour la DMS de MII [Word] EN | FR | PT

Pour commencer la planification de la DMS MII, il est essentiel d'élaborer un plan d'action (PA). Le PA de la DMS MII doit s'aligner sur le Plan Stratégique National de Lutte contre le Paludisme et les lignes directrices de distribution de MII déjà en vigueur. Étant donné que la DMS MII est généralement menée annuellement, la mise en place de systèmes durables est essentielle pour une efficacité à long terme. La DMS MII exige un temps et des ressources humaines suffisants pour sa planification et sa mise en œuvre. Il est donc important de soutenir une planification et une coordination précoces menées par le PNLP et d'éviter tout chevauchement avec la mise en œuvre d'autres campagnes importantes de lutte contre le paludisme ou de santé publique (par exemple, la vaccination, la chimioprévention du paludisme saisonnier).

Plan d’Action (PA) adaptable MII DMS [Word] EN | FR | PT

Suite à la coordination entre le Ministère de la Santé (NMP) et le Ministère de l’Éducation, le plan de DMS des MII doit être élaboré. Le tableau ci-dessous illustre la correspondance entre les principales sections d'activités du PA et les étapes amont et aval de la boîte à outils des MII.

Activité PA Boîte à outils
Définition des objectifs et des buts de la distribution de MII Voir la sélection des canaux
Quantification des MIIs nécessaires et sélection des classes scolaires bénéficiaires de MIIs pour atteindre les objectifs d'accès aux MIIs Consulter la quantification des MII
Gestion des MII et des déchets d'emballage des MII Voir la gestion des déchets
Planification : les détails de la gestion de la MII DMS. Voir Planification de la distribution
La logistique pour la DMS de MII, y compris la planification de l'approvisionnement local, le stockage, le transport, le suivi et la redevabilité Voir Logistique et chaîne logistique
Identifier et former les responsables MII DMS, les formateurs et les enseignants/éducateurs sanitaires Voir Identifier et former le personnel
Planification et mise en œuvre du changement social et comportemental lié aux MII Voir changement social et comportemental
Distribution des MIIs conformément au plan DMS et supervision de la distribution Voir Mise en œuvre de la distribution
Collecte et gestion des données, suivi et évaluation DMS et des résultats DMS , rapports sur MII Voir suivi et évaluation

Il convient de prendre en considération les éléments suivants lors de l'élaboration du PA :

  • Il est essentiel d'impliquer les parties prenantes du Ministère de l’Éducation et du Ministère de la Santé dans la planification de la DMS de MII à tous les niveaux. Les autorités sanitaires et éducatives locales sont également souvent associées.
  • L'expérience a montré que les effectifs des classes peuvent fluctuer/augmenter au cours du premier semestre de l'année scolaire. Pour éviter les pénuries de MIIs, les NMPs peuvent opter pour l'utilisation des données du second semestre pour la micro-quantification finale et pour la distribution des MIIs au cours du second semestre de l'année scolaire. La distribution des MIIs devrait idéalement éviter les périodes d'examen et les vacances scolaires.
  • Les retards d'approvisionnement sont une préoccupation courante, et une planification minutieuse est nécessaire pour assurer la disponibilité des MII à temps pour le(s) jour(s) de distribution prévu(s) dans le calendrier scolaire.
  • Sur la base des résultats d'une évaluation des risques de la chaîne logistique (voir Gestion de la logistique et de la chaîne logistique), il est important d'élaborer un plan de redevabilité, qui comprend des stratégies et des activités visant à prévenir, identifier et atténuer l'impact de la fraude, du vol ou du détournement des MIIs.
  • L'intégration des activités avec d'autres initiatives significatives de santé scolaire peut accroître la portée et l'efficacité, et potentiellement réduire les coûts par le renforcement mutuel des messages clés de prévention du paludisme et d'utilisation des MII lors d'actions conjointes.
  • Il est recommandé d'impliquer tous les types d'écoles dans la distribution (c'est-à-dire publiques, privées, internats, religieuses/coraniques) afin d'améliorer la portée de la DMS de MII et l'accès aux MII. Cela nécessitera une coordination supplémentaire avec les écoles non publiques et les partenaires pour obtenir les données d’inscription, planifier le stockage et la délivrance des MII, et collecter les données et rapports de distribution. Pour les internats, l'objectif sera de couvrir spécifiquement les élèves individuellement pendant qu'ils sont à l'école, plutôt que de leur faire rapporter leurs MII à la maison pour une utilisation au sein du ménage.

Exemple d'un cycleDMS MII DMS .

Source : PMI VectorWorks, distribution en milieu scolaire de MILD

Un élément clé duPlan d’Action MII DMS Plan d’Action un calendrier identifiant les tâches, les objectifs réalistes assortis de délais, les étapes clés et le ou les points focaux responsables de la réalisation de chaque tâche. Le format du calendrier peut suivre un diagramme de type Gantt avec des colonnes pour (1) les catégories d'activités clés et les activités détaillées, (2) les délais pour la réalisation des étapes clés, et (3) le temps nécessaire à la mise en œuvre des activités clés pour atteindre ces étapes.

Téléchargement :DMS adaptable MII DMS [Excel] EN | FR | PT.

  • En amont de la micro-quantification, la macro-quantification des besoins en MII est une activité en amont qui doit prendre en compte les besoins au niveau macro pour tous les canaux du mix de canaux d'un pays. Des orientations sur la macro-quantification sont fournies dans Orientations clés – Quantification des MII.
  • Dans le cadre de la quatrième étape, Planification de distribution en milieu scolaire, unquantification devrait être élaboré afin de déterminer le nombre de MIIs pour chaque niveau infranational participant (par exemple, par région, par district, par école).
  • quantification utiliser données d’inscription écoles individuelles pour l'année scolaire en cours, en se concentrant sur les classes ciblées. Les données doivent inclure le nombre d'élèves inscrits pour l'année en cours, ainsi que les abandons prévus et les nouvelles arrivées prévues, si elles sont connues.
  • Les écoles qui auraient pu être omises ou les nouvelles écoles qui ont ouvert leurs portes depuis la collectequantification doivent être prises en compte. Il peut être nécessaire d'ajuster MII en fonction des changements dans les effectifs, tels que les admissions en cours d'année.
  • Dans le calendrier DMS, la collecte de données pour la micro-quantification devrait être planifiée au début du trimestre scolaire au cours duquel la distribution aura lieu. Cela contribuera à minimiser l'impact des changements dans les données d’inscription sur la quantification et la planification.
  • Selon le contexte national et le niveau de coordination, des ateliers avec les responsables de l'éducation et de la santé aux niveaux infranationaux devraient être envisagés pour discuter et finaliser les plans de micro-quantification. Les défis logistiques, tels que le transport vers les écoles éloignées, le stockage des MIIs dans les établissements scolaires et la mise en œuvre dans des environnements opérationnels complexes (COE) pourraient être utilement abordés lors de ces ateliers. Les détails de la micro-quantification et les défis identifiés éclaireront le plan de transport DMS Gestion de la logistique et de la chaîne logistique.
  • Les enseignements pertinents tirés des distributions précédentes devraient être intégrés lors de la finalisation du plan de micro-quantification.

Exemple national : Macro-quantification et micro-quantification pour la DMS en Zambie

En Zambie, une MII est fournie à chaque élève des classes sélectionnées (appelées « grades » en Zambie). Les MIIs pour la DMS sont approvisionnées annuellement, la macro-quantification étant basée sur le nombre d'enfants des districts participants inscrits dans les niveaux sélectionnés l'année précédente.

Notez que dans cet exemple, aucun stock d’urgence n'est inclus dans la macro-quantification.

Le processus de micro-quantification est le suivant :

  • Les copies des registres de classe pour les niveaux sélectionnés sont soumises par les directeurs d'école primaire à leurs responsables de zone.
  • Les responsables de zone comptabilisent le nombre d'écoliers dans leur zone et le soumettent au point focal Santé scolaire et nutrition (SHN) du district.
  • Les points focaux SHN de district valident les décomptes et assurent le suivi avec toutes les écoles présentant un écart supérieur à trois pour cent entre le Système d'information pour la gestion de l'éducation (EMIS) et les données des registres de classe.
  • Les points focaux SHN provinciaux valident toutes les données et les soumettent au coordinateur national SHN et au Programme national d'élimination du paludisme (PNEP).
  • Le PNEP facilite ensuite le transport des MIIs vers les écoles sur la base des données validées. Les écoles sans données validées ne reçoivent pas de MIIs.

Source : Présentation du processus DMS en Zambie, Guide de mise en œuvre du SNP

Exemple national : Macro-quantification et micro-quantification pour la DMS en Tanzanie

En Tanzanie, un atelier de quantification unique utilisant NetCALC (un outil de quantification des MIIs désormais remplacé par le Site de quantification des MIIs), a déterminé que la population x 17 pour cent est le quantificateur de population national approprié pour tous les canaux DC, nécessaire pour atteindre et maintenir un objectif d'accès aux MIIs de 80 pour cent. Différentes régions de Tanzanie ont des stratégies de distribution de MIIs différentes. Dans chaque région, le quantificateur est ajusté à la stratégie MII pour estimer un quantificateur en pourcentage pertinent pour le canal DMS. Par exemple, si le besoin en SPN et PEV est estimé à huit pour cent de la population dans une région, alors le besoin en DMS serait de neuf pour cent de la population. Ce quantificateur est converti en nombre de MIIs pour la macro-quantification DMS. Cette quantification est effectuée annuellement, un an avant la livraison des moustiquaires aux écoles.

Une fois la quantité de MIIs obtenue, le Programme national de lutte contre le paludisme utilise les données d’inscription des élèves au 31 mars de l'année en cours pour ajuster le nombre de MIIs dans la micro-quantification. La validation des données d’inscription a posé des défis par le passé, ce qui a entraîné un surapprovisionnement et un sous-approvisionnement en MIIs, ou l'exclusion de quelques écoles de la DMS. Le Bureau du Président – Autorités régionales et locales (PORALG) et la Direction de l'administration de l'éducation et le Département régional de l'éducation recommandent que les données d’inscription scolaires soient validées pour s'assurer que toutes les écoles enregistrées dans leurs conseils sont sur la liste, et que le nombre d'élèves par classe est correct.

Source : Guide de mise en œuvre du SNP en Tanzanie et communication personnelle

La liste détaillée des activités identifiées dans le cadre de l'élaboration du calendrier de la DMS de MIIs devrait être chiffrée pour élaborer un projet de budget pour la DMS de MIIs. Les coûts unitaires peuvent être identifiés et collectés par le PNLP et les partenaires à partir d'exercices budgétaires récents pour d'autres activités de santé et de lutte contre le paludisme afin d'éclairer l'exercice de chiffrage. Une fois le projet de budget élaboré, il devrait être examiné par le responsable du PNLP, les points focaux financiers et budgétaires du PNLP et des organisations partenaires au sein de la structure nationale de coordination du paludisme.

Télécharger : Liste de contrôle pour la planification et la budgétisation de la DMS de MIIs [Excel] EN | FR | PT

Le projet de budget devrait contenir autant de détails que possible afin de faciliter une budgétisation réaliste. Une liste détaillée des postes est nécessaire pour chiffrer chaque activité. Par exemple, pour :

  • Coûts des réunions de coordination, d'examen et de planification, par exemple, le nombre de pauses-café et/ou de déjeuners offerts ; la papeterie ; les articles imprimés ; et les frais de déplacement pour les participants venant de l'extérieur si et là où ces coûts sont approuvés et budgétisés.
  • Coûts d'approvisionnement des MIIs, et l'assurance qualité dans le pays (si prévue).
  • Coûts d'impression et de distribution pour les supports de formation, les aides à l'emploi, les supports CSC, la documentation de suivi logistique, les formulaires de délivrance de MIIs, les formulaires de rapport.
  • Transport des MIIs via la chaîne logistique ou des agents logistiques tiers jusqu'aux écoles, y compris la location de véhicules et les coûts associés s'ils ne sont pas inclus dans la location de véhicules, par exemple, l'assurance, le carburant, les tarifs des chauffeurs.
  • Coûts de stockage et les coûts de sécurité et d'assurance associés, si nécessaire, s'ils ne sont pas couverts par le Ministère de la Santé, le Ministère de l’Éducation et le stockage en milieu scolaire pendant la DMS de MII.
  • Coûts de main-d'œuvre pour le chargement et le déchargement des MIIs.
  • Crédit téléphonique et autres coûts de communication pour les équipes de DMS de MII.
  • Coûts de formation et de briefing des enseignants pour couvrir les frais de déplacement, les indemnités journalières, les repas et les pauses-rafraîchissements, les honoraires de facilitation, ainsi que le matériel pour les participants, les formateurs et les superviseurs de formation.
  • Coûts des visites de supervision, pour couvrir les frais de déplacement et les indemnités journalières des superviseurs.
  • Coûts de saisie et d'analyse des données pour soutenir les charges de travail supplémentaires pendant et après les activités de DMS de MII.

Les postes budgétaires pour ces activités sont inclus dans le budget qui peut être adapté selon les besoins.

Basé sur la stratégie de distribution, un plan d'évaluation des risques et d'atténuation devrait être élaboré. Ce plan devrait décrire les risques clés pour une mise en œuvre réussie et les mesures d'atténuation prévues. Il est important d'identifier clairement le responsable du risque, chargé d'atténuer et de suivre chaque risque. Le plan d'évaluation des risques et d'atténuation devrait être un fichier Excel qui peut être examiné et mis à jour régulièrement.

Ressources

  • Termes de référence (TDR) adaptables pour la DMS de MII [Word] EN | FR | PT
  • Plan d’Action PA) MII DMS [Word] EN | FR | PT
  • Calendrier de la DMS de MII [Excel] EN | FR | PT
  • Liste de contrôle pour la planification et la budgétisation de la DMS de MII [Excel] EN | FR | PT
  • Plan d'évaluation des risques et d'atténuation pour la DMS de MII [Excel] EN | FR | PT et orientations [Word] EN | FR | PT

Plans de mise en œuvre et orientations

  • PNEP du Ghana (2020). Lignes directrices de mise en œuvre pour la distribution continue de MIIs pour la lutte et la prévention du paludisme au Ghana (Révisé 2020)
  • PNEP du Ghana et Service de l'Éducation du Ghana (2023). Distribution de MII en milieu scolaire PMI VectorLink, Orientation des parties prenantes clés [PowerPoint]
  • PNLP de Tanzanie (2023). Distribution de MII en milieu scolaire – Lignes directrices de mise en œuvre
  • PNEP de Zambie. Lignes directrices sur la distribution et l'utilisation des moustiquaires imprégnées d'insecticide à longue durée d'action pour la prévention du paludisme (2022—2024)

Orientations infranationales

Autres ressources